Datenschutzerklärung (GDPR / RGPD)
Diese Richtlinie erklärt, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Website besuchen, eine Demo anfragen oder die Plattform During Stay nutzen – zu welchem Zweck, wie lange und welche Rechte Sie haben.
Letzte Aktualisierung: November 2026
Verantwortlicher
InRoom Hospitality SL · USt-IdNr. B27610112
Calle Muntaner 322, Piso 3 Puerta 2 · 08006 Barcelona · Spanien
inroom@inroom.io · DSB: rai@inroom.io · +34 603 35 72 75
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die über diese Website erhobenen Daten ist die InRoom Hospitality SL, USt-IdNr. B27610112, mit Sitz in der Calle Muntaner 322, Piso 3 Puerta 2, 08006 Barcelona (Spanien).
Sie erreichen uns unter inroom@inroom.io oder unseren Datenschutzbeauftragten unter rai@inroom.io.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Der Umfang hängt davon ab, wie Sie mit uns interagieren. Wir fragen keine Daten ab, die für den Zweck des jeweiligen Formulars nicht erforderlich sind.
- Geschäftliche Kontaktdaten: Name, geschäftliche E-Mail, Hotel oder Gruppe, Funktion, Land und Zimmerzahl.
- Anfragedaten: Ihre Nachricht, das interessierende Produkt und die Annahme dieser Richtlinie.
- Technische Navigationsdaten: IP-Adresse, Gerätetyp und besuchte Seiten, zu Sicherheitszwecken und für aggregierte Statistiken.
- Cookie-Einstellung, im Browser gespeichert.
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung beim Absenden eines Formulars (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie des berechtigten Interesses von InRoom an der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Sicherheit der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Bei einem Vertragsverhältnis ist die Grundlage die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
- Beantwortung Ihrer Demo- oder Informationsanfrage.
- Koordination der Produktsitzung und der weiteren Betreuung.
- Verwaltung des Vertragsverhältnisses bei Buchung von During Stay.
- Prävention von Missbrauch, Betrug und Angriffen auf die Website.
4. Gästedaten im Auftrag des Hotels
Wenn ein Betrieb During Stay nutzt, ist das Hotel Verantwortlicher für die Daten seiner Gäste und InRoom Auftragsverarbeiter. Das Hotel entscheidet, welche Informationen geladen werden, wie lange sie gespeichert werden und wer sie erhält.
In diesem Rahmen verarbeiten wir nur, was für das Gespräch nötig ist: WhatsApp-Kennung, ausgetauschte Nachrichten, Aufenthaltsdaten und das operative Tag für das Team. Diese Daten nutzen wir nicht für eigene Zwecke oder Werbung.
5. Empfänger und Unterauftragnehmer
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Für den Dienst setzen wir Technologieanbieter als Unterauftragnehmer ein, vertraglich gebunden und mit gleichwertigen Datenschutzpflichten:
- Meta Platforms · WhatsApp Business Cloud API für Versand und Empfang von Nachrichten.
- OpenAI · Transkription von Sprachnachrichten und automatische Übersetzung.
- Cloud-Infrastrukturanbieter mit Rechenzentren in der Europäischen Union.
- Anbieter für geschäftliche E-Mail zur Bearbeitung von Anfragen.
6. Internationale Übermittlungen
Unsere Kerninfrastruktur liegt in der Europäischen Union. Müsste ein Anbieter Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln, stützte er sich auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder auf die von ihr genehmigten Standardvertragsklauseln.
7. Aufbewahrungsfristen
Wir bewahren Daten so lange auf, wie es der Zweck erfordert, und danach für die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen.
- Demo-Anfragen ohne weitere Beziehung: 24 Monate.
- Kundendaten: für die Dauer des Vertrags und 6 Jahre danach wegen handels- und steuerrechtlicher Pflichten.
- Gästegespräche: die vom Hotel konfigurierte Frist, standardmäßig 24 Monate.
- Technische Sicherheitsdaten: maximal 12 Monate.
8. Ihre Rechte
Sie können Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit geltend machen, indem Sie an inroom@inroom.io oder rai@inroom.io schreiben, das Recht benennen und einen Identitätsnachweis beilegen.
Wir antworten innerhalb eines Monats. Bei Unzufriedenheit können Sie sich an die spanische Datenschutzbehörde (www.aepd.es) wenden.
9. Informationssicherheit
Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein: Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Audit-Protokoll administrativer Aktionen, regelmäßige Backups und Prüfung von Abhängigkeiten.
Kein System ist unfehlbar. Bei einer Verletzung mit Risiko für Betroffene würden wir Aufsichtsbehörde und Betroffene innerhalb der DSGVO-Fristen benachrichtigen.
10. Änderungen dieser Richtlinie
Wir können diese Richtlinie an regulatorische oder produktbezogene Änderungen anpassen. Maßgeblich ist stets die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Datum.